No olho do furacão

Publicado: 16/01/2007 em Artigos

Artigo publicado na CIO, em 11/01/2007

Você tem tarefas demais para executar? É o que acontece com a maioria dos executivos. Eis algumas dicas para manter as prioridades sob controle.

CIO 

A empresa depende de TI para gerar receita através de aprimoramentos tecnológicos. O CIO, porém, encontra-se em uma posição difícil. Seis linhas de negócio estão clamando por atenção e debatendo qual projeto deve vir em primeiro lugar. Para piorar a situação, os níveis de pessoal de TI permanecem constantes enquanto as expectativas aumentam.

A pressão para executar, aliada às demandas conflitantes de clientes, cria um ambiente estressante e confuso. Gerentes de projeto são puxados para várias direções, encaixando projetos para seus clientes favoritos, ignorando outros e trabalhando até tarde. Nada parece ser feito direito e a equipe está à beira do colapso.

Felizmente, existem muitas maneiras de gerenciar múltiplas prioridades com eficiência. Veja quatro das atitudes mais eficazes que você pode tomar para administrar as prioridades da sua organização.

1. Explicite a proposta de valor da organização
A proposta de valor é a razão de existir de uma organização. Ela descreve de que forma TI agrega valor à empresa. É esperado que TI gere economia de custos, aumente a satisfação do cliente, crie novas fontes de receita ou aumente o fluxo de receita existente? Talvez tudo isso junto? Neste caso, quais são as prioridades destas expectativas? A satisfação do cliente triunfa sobre a receita? Ou a economia de custo é o que realmente importa hoje?

A proposta de valor serve de âncora em meio ao tumulto da vida organizacional. Depois de esclarecer com seu comitê operacional qual é o verdadeiro valor de TI para a corporação, você pode identificar se um projeto ou uma iniciativa proposta faz sentido para a empresa. Alguns projetos se encaixam visivelmente. São aqueles de alto valor que encabeçam a lista de prioridades.

Outros projetos não se alinham com a proposta de valor. Decidir como lidar com estes projetos pode ser difícil, em especial se seus patrocinadores estão particularmente comprometidos com eles. Entretanto, se os CIOs assentaram as bases e chegaram a um consenso com o comitê operacional sobre a proposta de valor, torna-se muito mais fácil dizer ao cliente:  “no próximo trimestre”, “no ano que vem” ou até um simples “não”.

Isso acontece em várias empresas. O CIO confirma com o comitê operacional que o valor da divisão de TI é gerar receita através de aprimoramentos tecnológicos e, com sua concordância e seu suporte, renegocia os projetos, descartando alguns de aprimoramento interno que bloqueavam seu portfólio.

2. Crie processos de priorização lógicos, baseados em fatos, para investimentos em TI 
A menos que você tenha sorte suficiente para trabalhar em uma organização com recursos ilimitados, sempre haverá tensão entre quem recebe o  que quer e quem não recebe. As melhores organizações evitam a politicagem destrutiva criando processos de priorização lógicos baseados em fatos para investimentos em TI.

Estes processos, baseados na proposta de valor, nas estratégias e nas metas da organização, são transparentes. Qualquer indivíduo na organização pode ver exatamente como as decisões são tomadas e os recursos, alocados. Projetos podem ser avaliados em termos de potencial retorno do investimento, custo total de propriedade, custo para  implementar, adequação à capacidade de recursos e outros critérios importantes para a organização. Um sistema de ponderação permite que critérios recebam graus variados de importância, dependendo das metas organizacionais.

3. Desenvolva estruturas que identifiquem e resolvam conflitos de alocação de recursos
As organizações internas, inevitavelmente, estão sempre batendo cabeça apesar de processos de priorização claros. Estes conflitos não são, necessariamente, negativos. Com freqüência, eles direcionam a atenção para questões importantes. Entretanto, quando os conflitos ficam submersos ou não são bem gerenciados, podem criar problemas irritantes e perturbadores.

Uma equipe de desenvolvedores, por exemplo, foi disputada por dois departamentos diferentes. Ao invés de resolver a questão, a equipe trabalhou para os dois departamentos, sacrificando a qualidade em prol de atender a todos ao mesmo tempo. O problema só foi descoberto quando análises mostraram sérios problemas de cronograma e escopo nos projetos de ambos os departamentos. Sob os problemas destes projetos havia preocupações organizacionais mais profundas: gerentes de projeto e desenvolvedores que relutavam em negociar com seus clientes, consumidores que haviam aprendido que podiam obter o que queriam evitando o sistema de priorização formal e uma tendência a resolver problemas trabalhando mais arduamente, e não com mais inteligência.

Neste caso, havia uma estrutura para identificar conflitos de alocação de recursos: a análise do projeto. Entretanto, esperar pela próxima análise de projeto talvez fosse impossível, dado o sofrimento por que passavam os funcionários excessivamente alocados. O ideal é que os funcionários pudessem conversar com seus gerentes. Mas seus gerentes estão acessíveis? Será que os funcionários conhecem seus gerentes? Acredite ou não, em algumas empresas eles nem conhecem. 

Estruturas internas, como esforços contínuos de aprimoramento de processos, análises de recursos e reuniões diárias, vêm à tona e resolvem conflitos de alocação de recursos antes que interfiram na qualidade do produto e na entrega do serviço.Também moldam uma cultura na qual as pessoas podem levantar questões livremente e resolver problemas pró-ativamente.

4. Crie estruturas para encorajar a colaboração dos funcionários
TI se apóia em colegas nos departamentos e nas organizações para que o trabalho seja realizado. Ainda assim, as relações entre TI e clientes do negócio, com freqüência, são tensas, com ambas as partes reclamando da falta de entendimento e responsividade. Em seus esforços dedicados a servir os clientes, as equipes de TI  costumam estar ocupadas demais ou distraídas demais para compartilhar lições aprendidas com colegas.

Criar estruturas simples que incentivam a colaboração do funcionário pode fazer a diferença
Oportunidades de colaboração e compartilhamento de conhecimento evitam que as equipes reinventem trabalho já iniciado por outros. Cinco tecnologias comprovadas para criar a colaboração eficaz estão mostradas abaixo. Qual atende melhor sua organização?

1. Fóruns de melhores práticas – Reuniões periódicas que reúnem equipes para compartilhar melhores práticas que elas desenvolveram ao longo de seu trabalho.

2. Comunidades de prática – Redes de indivíduos que têm interesse em determinado tópico (uma tecnologia em particular, uma linha de negócio ou um tipo de trabalho) que se reúnem para compartilhar informação e idéias. A arena pode tomar a forma de discussões em pessoa, repositórios de dados online ou seminários.

3. Bases de dados de Conhecimento – Repositórios online de conhecimento organizacional. Acessados por equipes de projeto, dados de repositório identificam lições de projeto aprendidas, explicam metodologias e apresentam ferramentas e templates úteis.

4. Grupos de pulso – Reuniões periódicas de grupos de funcionários aleatórios. Facilitado por um terceiro neutro, o Grupo de pulso dá um tempo para funcionários identificarem obstáculos ao sucesso, fazer brainstorms de idéias de aprimoramento e dialogar abertamente com a liderança organizacional.

5. Task force – Um grupo de funcionários de diversas áreas da organização reunidos por um período de tempo limitado com o objetivo de resolver um problema high-profile ou crítico ao negócio.

Por onde começar?
Para dar o primeiro passo no sentido de ter as prioridades conflitantes sob controle, comece onde você tem o impulso maior. Para CIOs, isso pode significar mais ênfase em esclarecer a proposta de valor com o comitê operacional, criar um processo de priorização eficaz ou formalizar a alocação de recursos e analisar o processo. Para um gerente de projeto, pode representar reunir equipes para compartilhar lições aprendidas. O mais importante é aderir e começar a gerenciar as prioridades da sua organização.

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comentários
  1. Muito legal o seu blog. Voltarei sempre, e criarei um link para ele aqui!

    Abraços.

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