Os projetos não saem do papel? Saiba como identificar onde está o erro

Publicado: 02/03/2007 em Artigos

Portal Administradores, em 24/01/2007

Administradores.com.br

A situação é frustrante tanto para o funcionário quanto para o gestor: passar vários meses trabalhando em projetos diferentes e, ao final do ano, não ver nenhum concluído. O pior: não saber nem em que ponto eles pararam de existir!

O fato, bastante comum, ocorre geralmente pela forma como o projeto é conduzido. Mais que planejamento, é preciso acompanhamento; caso contrário, valerá uma frase bastante popular entre executivos: “os projetos não são concluídos, são abandonados”.

A arte de criar
Sabe-se que criar é sempre muito bom. Afinal, trata-se de algo novo que envolve pesquisa, energia, muito diálogo e estudo. Entretanto, o fato de não visualizar a conclusão do que foi concebido é altamente frustrante e torna-se um fator de desmotivação com o passar do tempo.

Envolver-se em projetos sem fim pode então se tornar uma rotina, e a pessoa pode cair em dois caminhos perigosos: acostumar-se com isso ou se chatear, e muito, com a idéia de trabalhar em algo que não possui a menor finalidade, já que não renderá frutos no futuro.

Passo a passo
O sucesso de um projeto depende muito da postura do gestor, que precisa buscar em sua equipe o melhor de cada um. Trata-se de algo bastante complexo e, por isso, a culpa da falta de conclusão não pode ser atribuída apenas ao líder. Sendo assim, você, como coordenador ou simples membro de um grupo, deve ter consciência destas dificuldades, procurando vencê-las com seu time.

Luis César de Moura Menezes, diretor da Síntese Consultoria e Gestão de Negócios, empresa voltada à gestão de projetos, recomenda, para a obtenção de melhores resultados, que o projeto seja dividido em quatro etapas: concepção, planejamento, execução e conclusão.

Nasce um projeto
De acordo com o consultor, na concepção se deve identificar as reais necessidades do cliente e os requisitos da solução que deve desenvolver. É importante conhecer técnicas para gerar alternativas e escolher entre elas a que melhor atenda às necessidades que geraram o projeto. Em resumo, seria responder às perguntas: o que será feito e para quê?

Menezes lista um passo a passo que deve ser seguido na organização. Por meio destes elementos, pode-se buscar apoio estratégico e criar uma visão de longo prazo, com novas perspectivas: 

  • identificar e alinhar o projeto com a estratégia da empresa; 
  • identificar interessados em seu sucesso e, eventualmente, no seu fracasso; 
  • definir com clareza o objetivo e a abrangência; 
  • articular politicamente para que o projeto tenha apoio da organização; 
  • organizar no ambiente externo possibilidades e ameaças.

Hora de planejar
Nesta hora, cabe ao gestor do projeto estabelecer uma estrutura que proporcione a execução adequada do que foi colocado no papel. Caso contrário, tudo cairá por terra. É preciso compor a equipe envolvida e adotar uma comunicação eficiente tanto dentro do grupo quanto fora dele.

Neste momento, tanto o gestor quanto o time procurarão identificar tudo o que precisa ser feito, considerando as restrições impostas pela organização, pelo cliente ou pelo mercado.

Projeto precisa “decolar”
A hora da execução, na opinião de Menezes, é o momento delicado onde o gestor precisa mostrar suas principais habilidades: liderança, comunicação, negociação, solução de problemas e flexibilidade.

Isso porque, durante a vida dos projetos, principalmente no processo de execução, os conflitos merecem destaque especial. Cabe ao gestor definir os pontos de maior tensão, antecipando medidas que possam evitá-los. Outra tarefa importante: acompanhar cuidadosamente cada etapa, identificando, logo de início, possíveis falhas que possam comprometer o andamento dos trabalhos.

Avaliação
Concluído o projeto é hora de avaliar o resultado obtido e o contrato estabelecido previamente, em se tratando de atividades realizadas por terceiros.

No caso do encerramento propriamente dito, é importante que se avalie se as metas foram cumpridas, bem como sejam reunidas informações técnicas do produto. Este é o momento de receber o tão esperado “OK” do cliente.

O especialista destaca a importância do relatório de conclusão. Trata-se de “uma forma de avaliar e documentar erros e acertos ao longo do caminho, e devem ser disponibilizados à organização, servindo como uma referência para futuros projetos”.

Fábrica de projetos
Independente de sua posição na empresa, ao compartilhar com um grupo idéias para a realização de novos projetos, cabe a você, como funcionário, esforçar-se para que as coisas aconteçam.

Sendo assim, ao invés de se desmotivar a cada novo projeto iniciado, verifique quais foram os fatores que podem ter afetado o resultado final, ou que o impediram, até mesmo, de terminar (o que é muito pior…). Esta é uma maneira de contribuir, e muito, para os resultados da empresa. Experimente!

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