Como entrevistar o Patrocinador do projeto

Publicado: 05/04/2007 em Artigos

Por DOUG DECARLO

As piores palavras na gerência de projeto podem ocorrer quando o projeto acaba: “Nós não podemos usar isso. Isso não é o que nós precisamos”.

Como se costuma dizer, “os projetos não falham no seu final, eles falham no começo”. Por isso é importante começar a partir de uma sólida entrevista com o patrocinador, aquele que ao final vai declarar o sucesso ou o fracasso do projeto. Nunca aceite a interpretação de outra pessoa sobre o que o patrocinador está esperando. Para ser perfeitamente direto, se você não começar da boca do cavalo, você acabará provavelmente no extremo oposto.

E para ir mais além, as possibilidades são muito altas de que os patrocinadores não saibam o que realmente querem, mesmo quando pensam que sabem. Isto é típico em eXtreme projetos – aqueles que apresentam alta velocidade, muita mudança e pouca previsibilidade – onde, a definição de sucesso e o que é desejado, e necessário, envolverá todo o ciclo de vida do projeto, dirigido pelas mudanças internas e externas.

E mesmo em eXtreme projetos os produtos entregáveis irão parecer no final do projeto muito diferentes do que pareciam no início. É o patrocinador que determina a linha básica – é com aquele que o gerente do projeto (o equivalente ao CEO do projeto) necessita estabelecer um entendimento. Você pode imaginar o presidente e o chefe do executivo de uma companhia não se comunicando regularmente.

Como conduzir sua reunião inicial com o patrocinador

Na preparação da sua primeira reunião com seu patrocinador perceba que alguns patrocinadores terão uma visão muito concreta do projeto e irão especificar exatamente o que eles querem. Estes são os mais perigosos patrocinadores: eles são muito claros e enfáticos, e você pode acabar evitando perguntar porque este resultado do projeto foi escolhido em primeiro lugar para ser a solução.

Em outros casos, dependendo do tipo de personalidade e do estilo de pensar do patrocinador, sua visão pode ser muito sutil e ser difícil de abraçar a idéia. Tais patrocinadores podem ter uma visão tão vaga que esta fica mais próxima de uma alucinação.

Os questionamentos que seguem foram construídos para criar a mais clara figura possível da visão do patrocinador sobre o projeto, e seu papel para o sucesso do projeto. As questões estão organizadas em torno dos seguintes tópicos: 

  • Os objetivos do negócio, entregas do projeto e expectativas de benefícios do negócios; 
  • Contexto do projeto, incluindo considerações políticas; 
  • A quem o projeto pretende impactar; 
  • Expectativas de custos e prazos; 
  • Ajustes que terão de ser feitos. 

Como parte da reunião com o patrocinador, você desejará também:

  • Obter uma compreensão sobre a sua relação de trabalho; 
  • Estabelecer as expectativas sobre as próximas etapas.  

Através do questionário que eu resumidamente irei formular, você não estará apenas demonstrando sua experiência no negócio, mas também estará prestando um valioso serviço para o patrocinador e para futuros interessados.

Você não precisa se lembrar exatamente destes tópicos, nem da ordem em que foram dados. A conversa será algo como ir para frente e para trás nesses assuntos. Você pode ordenar as informações mais tarde. Então deixe a conversa fluir como um rio, mas dirija os assuntos de modo que você tenha uma resposta para cada categoria deles. Fazer estas perguntas coloca em funcionamento o compartilhamento de valores com a colaboração do cliente, clarificação dos propósitos e orientação a resultados, assim como provê o valor antecipado do projeto através da ajuda na aproximação da visão do patrocinador com a realidade. A informação que você reunir aqui significa literalmente a visão do patrocinador em formação: sendo manifestada na forma física.

Uma boa maneira de começar a reunião é simplesmente pular dentro da água e fazer a conversa se mover. Você pode simplesmente dizer, “fale-me sobre o projeto que você tem em mente”.

Evite dar um tiro em seu próprio pé antes do projeto começar
 
Aja como se você fosse um jornalista. Você está apenas juntando informações. Você não está negociando. Mais tarde você terá a oportunidade para negociar lacunas entre o que o patrocinador quer e o que você e a sua equipe pensam que será feito para fazê-lo. Quando solicitando informações para o patrocinador é importante não dar a impressão de que o projeto sendo descrito é possível ou não, no tempo ou no custo que ele lhe deu. Você não saberá disso até a reunião de planejamento (o que tem seu lugar num ciclo de especulação) quando você responder a pergunta de negócio número 2: Quanto tempo levará para fazê-lo? Evite dar estimativas fora da bainha!

Aqui estão as perguntas chaves. Você vai querer adaptar estas perguntas ao seu projeto em particular.

Objetivos do negócio:

  • Qual oportunidade nós teremos em seguida ao projeto? 
  • Qual a necessidade de negócio para qual este projeto está orientado?
  • O que nós estamos reparando, tentando melhorar ou resolvendo?

Entregas do projeto: qualidade e escopo
 
Estas perguntas se aprofundam com o conhecimento do produto ou serviço que é para ser produzido: “Se nós tivermos esse resultado agora mesmo (o processo, o sistema, o produto, o novo serviço)…”

  • O que você veria como sendo as suas principais facilidade e funcionalidades? 
  • Pretende-se que este resultado seja uma medida temporária: nós faremos uma vez, e se o substituirmos, começaremos tudo do zero novamente? Ou, estamos tentando fazer algo que tentaremos reparar e fazer melhorias posteriormente? 
  • Q que seria o mínimo absoluto conhecido, o que fazer, se não nem começar? 
  • Como, fisicamente, o produto se parece para você?

Contexto

Estas perguntas elucidam a informação sobre o clima de negócio que cerca o projeto:

  • Como este projeto encaixa com todas as estratégias de negócio da organização?
  • Quem, de cima, está dirigindo este projeto?
  • As especificações de quem você estará atendendo para obter aprovações e financiamentos?
  • Quem está nos orientando para fazer este projeto agora? O que acontecerá se não fizermos nada? E se esperarmos até o próximo ano?
  • Como este projeto se ajusta com a prioridade total dos projetos?
  • Se nós tivéssemos que interromper um outro projeto, qual poderia ser?

Partes interessadas

Estas perguntas relacionam-se à política do projeto. Aqui você quer encontrar a quem este projeto pretende impactar, para melhor ou para pior. Aqueles impactados podem ser internos ou externos a sua organização.

  • Para benefício de quem o projeto está sendo empreendido?
  • Que grupos ou departamentos do cliente o projeto pretende impactar?
  • Quem é provável se sentir ameaçado por este projeto ou tem opiniões fortes contra ele?
  • Com quem nós necessitamos falar para que se sintam felizes com os resultados?
  • Quem são os fortes defensores deste projeto?

Resultado nos negócios

Estas perguntas almejam identificar o valor agregado ao dinheiro em benefícios que estão sendo procurados como resultado do desenvolvimento dos produtos do projeto: “Assumindo que nós tenhamos completado o projeto e suas entregas estão disponíveis e operacionais…”

  • Qual a vantagem mais importante que você está procurando atingir? Aumentar o faturamento? Entregar um serviço melhor para o cliente? Aumentar a participação no mercado? Diminuir o custo para fazer negócios? Diminuir o ciclo de vida de projetos?
  • Como você vai quantificar o valor agregado que você almeja a cada unidade monetária? ROI? Redução de custos?
  • O que você vai querer ver para saber que os benefícios ao negócio estão sendo alcançados?
  • Sob quais condições nós poderíamos cancelar o projeto?

Tempo

  • Qual período ou data final você tem em mente?
  • O que está orientando a data final?
  • Qual é a liberdade que existe nesta data final?

Recursos e orçamento

Quando as decisões de acerto tiverem que ser feitas, qual das orientações para este projeto deve ser atendida? Ou seja, o que não pode ser sacrificado?

  • ROI? Prazo, orçamento, funções e facilidades, qualidade, satisfação do cliente, satisfação de outras partes interessadas, satisfação da equipe?
  • Qual a segunda orientação mais importante?

Função dos relacionamentos

  • Como você vê seu papel de tomador de decisões? Financiador? Provedor de pessoas para a equipe? Quem mais você procurará para fazer isso?
  • Que tipo de relatório de progresso será importante para você?

Gerenciando expectativas

Este é o momento para assegurar que o patrocinador entende o que esperar a seguir. Faça o patrocinador saber que:

  • Você irá retornar com dados aproximados para a pergunta, “quanto tempo isso vai levar para fazer o que se quer”, em outras palavras, orçamento, recursos e procedimentos em relação ao risco.
  • Isto será muito duro. E você terá dados melhores após as reuniões de planejamento do escopo serem realizadas com as partes interessadas cruciais junto com a equipe que estará fazendo o trabalho.
  • Entre agora e a hora da entrevista, você poderá entrar com algumas outras perguntas.

Uma vez que você tiver feito a reunião de planejamento do escopo você estará em uma posição melhor para clarear seu papel e seus relacionamentos de maneira que atenderá aos melhores interesses do projeto. Por enquanto, tome notas. Por agora vocês está estabelecendo a linha básica. E esta vai sempre se modificar de qualquer maneira.

Como o projeto demanda e decisões terão que ser tomadas, é importante para você e para o patrocinador fazer um acordo e protocolar o mesmo para a orientar as comunicações através do projeto. A regra do polegar em eXtreme projetos é que o patrocinador esteja disponível para tomar decisões e resolver problemas (que estejam fora do alcance do gerente de projetos) dentro de duas horas.

A Different Drummer, by Doug DeCarlo, Principal
The Doug DeCarlo Group

Author of
eXtreme Project Management: Using Leadership, Principles and Tools to Deliver Value in the Face of Volatility

Versão original em
PROJECTCONNECTIONS

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comentários
  1. aaaa disse:

    Mto bom o texto!!

  2. Parabens pelo texto, facilitou-me muito, pois, estou realizando a 1ª Feria de Oportunidades aos Empreendedores.

    Parabéns!

    Sônia Moraes
    ConvituR

  3. Parabens pelo texto, auxiliou-me muito. Estou realizando a 1ª Feira de Oportunidade aos Empreendedores.

    Parabéns!!!

    Sônia Moraes
    ConvituR

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