Não seja um e-mala…

Publicado: 20/12/2007 em Artigos

Por Christian Barbosa

Especialista em gestão do tempo ensina a usar e-mail sem ser o chato da empresa. Leia a entrevista abaixo atentamente. Se você se identificar com dois ou mais “sintomas”, cuidado: pode estar se tornando – ou já ser – um e-mala!

Fonte: Baguete – 17/12/2007

O consultor Christian Barbosa, especialista em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal e empresarial, além de sócio da Blue Gale e da Tríade do Tempo, realizou pesquisas recentes que indicam uma série de atos errôneos cometidos pelas pessoas na utilização de e-mails. Entrevistado da semana do Baguete Diário, ele fala sobre cada um destes comportamentos “malas”, mas calma: também aponta a solução para todos eles.

O que são e-malas?

Christian Barbosa: São pessoas que fazem uso inconveniente do e-mail. No ambiente corporativo, estas pessoas acabam tendo maus hábitos com o correio eletrônico que gastam não apenas seu tempo, mas também o dos colegas, à toa, gerando improdutividade. São os e-malas.

Quais as características principais de um e-mala?

Christian Barbosa: Uma das mais gritantes é o vício da urgência. Para o e-mala, tudo é urgente, para ontem. Ele manda e-mails urgentes e ainda liga para saber se foram recebidos. Se isso acontece, alguma coisa está errada com o planejamento pessoal e profissional do remetente.

Outra característica do e-mala é a lotação da caixa de entrada. Ele é aquele que tem centenas de e-mails em sua caixa, e por conta disso nunca recebe o que lhe é enviado ou acaba não vendo o que chegou, deixando de ler coisas importantes.

Cópia para todos também é chato. Este recurso só deve ser usado em casos que realmente demonstrem esta necessidade, e, ainda assim, em cópia oculta.

Outra: escrever e-mails muito longos. Um e-mail deve ter, no máximo, quatro parágrafos, em torno de 1 mil caracteres. Se o assunto exceder isso, deve ser tratado por telefone ou pessoalmente.

Correntes são outro mal… O melhor é não envia-las, mas se a pessoa não se agüentar e ficar com medo de que sua orelha caia caso não mande a mensagem para pelo menos 20 outros recebedores, que utilize o e-mail pessoal dos destinatários. É muito mais discreto e recomendado, já que o ambiente de trabalho não é lugar para alguém receber uma mensagem como esta e perder tempo em que poderia estar produzindo.

Assuntos vagos. O assunto deve resumir o conteúdo do e-mail, até para definir a prioridade de leitura pelo destinatário.

E-mails sem ação são outro problema. Muitas vezes, o e-mail vem cheio de informações, mas não diz que ação o receptor deverá tomar com relação àquele conteúdo – se precisa responder, se deverá executar alguma tarefa, etc.

Como, então, requerer “urgência” por e-mail sem ser chato?

Christian Barbosa: Primeiramente, é preciso avaliar o que realmente é urgente e o que pode ficar para depois. Definida a urgência, colocar já no assunto do e-mail a palavra “Urgente”, com hífen e assunto a ser tratado na mensagem. Só “urgente” não diz nada.

Porém, quando se tratar de alguma real urgência, o mais indicado é usar o telefone. Se é urgente, você não tem como saber se a pessoa vai estar em frente ao computador para abrir seu e-mail na hora exata em que ele chegar. O telefone é mais seguro.

Em que outras situações o telefone é mais recomendável do que o e-mail?

Christian Barbosa: Quando se tratar de assuntos confidenciais, pautas complexas, com muitos detalhes, ou questões muito longas, que levarão tempo para serem tratadas. Também é recomendável usar o telefone quando a mensagem envolver qualquer tipo de sentimento. Se for preciso expressar sensações, o e-mail não é um bom instrumento, pois pode gerar ambigüidade de sentidos. Muitas vezes, algo colocado em caixa alta poderia ser um elogio, mas é interpretado como grito, e assim por diante.

E as mensagens de Natal, podem ser enviadas por e-mail?

Christian Barbosa: Veja bem, quantas mensagens destas você já recebeu só este ano? Eu, contando aqui, já encontrei perto de 40. Então, mandar mensagem de Natal ou de qualquer outra data comemorativa por e-mail, só se for algo bem original, ou que dê ao receptor a possibilidade de ler os votos assim que puder e quiser, como, por exemplo, usando um cartão com abertura em flash.

Como deve ser o assunto correto de um e-mail?

Christian Barbosa: Como já dito: primeiro, escreva o e-mail. Depois, escolha o título, que deve resumir em uma frase curta o conteúdo da mensagem. É importante esclarecer o destinatário sobre o que será tratado no texto. Por exemplo: se vai informar uma reunião, não basta usar o título “REUNIÃO”. O mais indicado é colocar que vai haver reunião e sobre o que tratará a mesma, pelo menos.

O que o senhor acha de empresas que utilizam a política de “um dia sem e-mail”?

Christian Barbosa: Acredito na velha máxima de que tudo o que é proibido é mais gostoso. Em nossa empresa, fizemos uma pesquisa recente que apontou que os brasileiros gastam, em média, 3 horas por dia lendo seus e-mails. É muito tempo! Logo, para evitar esse dispêndio de produtividade, o ideal não é cortar o uso de e-mail por um tempo determinado, mas sim promover um trabalho de conscientização das pessoas que leve ao uso correto do correio eletrônico sempre.

Link: Baguete

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