Fim ao Planejamento sem Fim

Por Rodrigo March

Um método de trabalho, inicialmente utilizado no desenvolvimento de softwares, está virando febre entre empresas brasileiras. Trata-se do scrum, conceito que chegou ao Brasil há três anos e agora começa a chamar a atenção, inclusive de áreas além da computação. A técnica  funciona assim: profissionais de diferentes áreas responsáveis pela elaboração de um projeto passam a trabalhar numa mesma sala. A cada duas semanas, eles devem entregar uma parte do projeto. O cliente fica junto da equipe e pode sugerir ideias. Juntos, vão testando os resultados, passo a passo.

Fonte: O Globo – 02/2009

O nome vem de uma jogada do rugby em que oito jogadores de cada time se encaixam formando uma espécie de muralha. Um outro jogador joga a bola no meio do túnel formado para que os dois grupos a disputem. O trabalho em equipe é fundamental.

Fora dos campos, os benefícios da interação são muitos. O principal é que chega-se a um produto de maior valor, porque o cliente pode testá-lo ao longo de seu desenvolvimento, descartando as ferramentas que julgar desnecessárias. A integração diminui o ruído da comunicação e também favorece a criatividade. Além disso, a equipe responde mais rapidamente a mudanças, constantes no mundo atual. Com o progresso em metas de curto prazo — que são fixadas em post-its nas paredes —, a produtividade aumenta e economiza-se tempo e dinheiro, sustenta Juan Esteban Bernabó, diretor da Teamware, que presta consultoria sobre o método no Brasil:

— É uma forma diferente de trabalho, como o just in time (sistema de produção por demanda, inventado pela Toyota), só que para projetos de software. Mas o método já está sendo aplicado em outros tipos de empresa. Ele promove uma reengenharia social, como faz a Supernanny naquele programa de TV. Ela altera as regras das famílias mudando a atitude dos pais. O scrum age na gestão e modifica comportamentos.

Bernabó tinha uma empresa que recuperava projetos de software usando o scrum. Em 2006, devido ao interesse das empresas, fundou a Teamware, para dar consultoria sobre o método. Desde então, já esteve em mais de 150 empresas. No método tradicional de desenvolvimento de programas, o analista conversa com o cliente e redige um documento com os requisitos do projeto para o arquiteto de software, que depois o repassa à equipe. É o que defensores do scrum chamam de corrida de revezamento.

— As pessoas se falam por documentos. Mais de 70% da comunicação é não-verbal. Isso gera problemas, porque, se não tenho a facilidade de me expressar de um escritor, parte da mensagem vai se perder. Já no scrum, o contato é direto e constante — frisa Bernabó.

Outra diferença é que, na forma usual de trabalho, o cliente recebe um cronograma e informações sobre o andamento do projeto. Mas só vai vê-lo no fim. No scrum, o cliente trabalha com a equipe, visualiza o produto o tempo todo e pode usá-lo enquanto ele vai sendo desenvolvido.

— Isso evita que ferramentas dispensáveis sejam criadas, perdendo-se tempo. No editor de texto Word, por exemplo, 80% das funções não são usadas. Ou seja, só 20% das funcionalidades agregam valor ao produto, mas o cliente paga pelos outros 80% — ressalta Bernabó.

Pesquisa da Standish Group, de 2003, mostra que só 33% dos projetos são entregues no prazo, no custo e no escopo definidos. Mas 65% das ferramentas criadas acabam no lixo. E das 35% restantes, apenas 20% são, de fato, apropriadas.

O Grupo Accenda é uma das empresas fora da área de tecnologia da informação (TI), que adotou o scrum, há oito meses. A empresa é formada por outras três: Pitanga (agência de publicidade), 212F (marketing promocionale eventos) e Espala (assessoria de imprensa e relações públicas). Antes, as equipes eram divididas por especialidades. Hoje, o trabalho funciona em células com profissionais variados.

— Existimos desde 2005, e sempre vendemos a ideia de que fazíamos comunicação integrada. Mas, na prática, era diferente. Para executar projetos, dividíamos tudo por especialidade. Por isso, adotamos o scrum. Hoje, um jornalista pode dar contribuições muito importantes numa peça publicitária. A gente brinca que nossa equipe é ‘indisciplinar’, pois multidisciplinar são todos trabalhando no mesmo lugar, mas cada um no seu papel — diz o presidente do Grupo Accenda, Gustavo Camargo.

Segundo Camargo, além da produtividade,o scrum gerou um aumento substancial na qualidade dos produtos da empresa: — Hoje tudo é fruto de criação coletiva.

Projeto com vários inícios, meios e fins

O webdesigner Marcelo Casé está hoje numa equipe scrum, que trabalha na construção de um site. Ele garante que o método dá certo em qualquer área:

— Você obtém um detalhamento maior do trabalho no curto prazo. No modelo tradicional, os projetos têm início, meio e fim. Isso gera atrasos e muitos erros. No scrum, temos vários inícios, meios e fins ao longo do projeto. Já há um site (www.scrum.org.br) que reúne a comunidade adepta do scrum no Brasil, criado em outubro por Ana Rouiller, pesquisadora e sócia da SWQuality, de Recife, que usa a ferramenta nos projetos da empresa desde 2004: — Hoje temos uma febre scrum no Brasil.

O conceito de scrum como método de trabalho foi definido, em 1986, num estudo publicado na Harvard Business Review, uma publicação da Harvard Business School, escola de negócios americana. Depois disso, a indústria de software se apropriou da ferramenta.

Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka analisaram companhias líderes nos Estados Unidos e no Japão que adotaram novos métodos para gerir processos de desenvolvimento de produtos. Os dois constataram que elas eram mais flexíveis e tinham características semelhantes, como o fato de darem grande liberdade para as equipes desenvolverem projetos estratégicos. Sem dizer o que fazer e como começar, as empresas acreditavam que criavam um clima de tensão no grupo diante do desafio. “Eu acredito que a criatividade nasce quando as pessoas são colocadas contra a parede e pressionadas quase ao extremo”, opina um executivo da Honda no artigo.

Essas companhias davam autonomia para as equipes se auto-organizarem com sua própria
dinâmica. O resultado é que esses grupos passavam a trabalhar unidos. Daí, veio o termo scrum, a jogada do rugby em que o trabalho em equipe é fundamental para obter a bola. Os gerentes evitavam um controle rígido das equipes, para não prejudicar a criatividade e a espontaneidade. Trabalhando perto um do outro, essas pessoas respondiam mais rapidamente a mudanças do mercado e o conhecimento se propagava com mais velocidade.

Desenvolvimento pessoal é estimulado pelo método

A Ericsson é uma das companhias em atuação no Brasil que adotou o scrum. Isso, há um ano, e como resposta à crescente demanda dos principais clientes por maior rapidez nas entregas e constantes mudanças de cenário.

— As redes de telecomunicações são complexas e muito tempo era gasto com o planejamento de projetos, que estavam constantemente sofrendo alterações. Essa metodologia otimiza o planejamento e nos torna mais flexíveis para atender ao mercado, que está cada vez mais dinâmico — justifica Paula Costa, gerente de desenvolvimento operacional do Centro de Pesquisa e Desenvolvimento da Ericsson. A principal vantagem para as equipes envolvidas, diz, é o aumento da competência: — Como os times são multifuncionais, todos têm chances de executar diversas atividades como design, teste, configuração, entre outras. Desta forma, ampliam suas áreas de atuação. Existe também um aumento de motivação por se tratar de uma metodologia diferente da que temos usado e que desafia nossos processos, que já estão bastante otimizados.

Para Ana Rouiller, pesquisadora e sócia da SWQuality, o sucesso do método se deve, entre outros motivos, à facilidade que os profissionais têm para compreendê-lo:

— É uma revolução que resgata conceitos e comportamentos do passado, que faziam com que a indústria tivesse melhor qualidade e as pessoas fossem mais felizes e comprometidas com os resultados.

Antes, eu fazia as coisas em cima da hora, sob estresse’

Marcelo Casé passou a usar o método, inclusive, na sua vida pessoal. Ele trocou uma cortiça de fotos em casa por um quadro onde fixa post-its com as tarefas que tem de realizar no curto prazo para atingir um objetivo. As equipes que executam projetos em scrum também fixam post-its com as missões que devem cumprir a cada duas semanas. Esse período é chamado de sprint:

— Antes do scrum, geralmente, fazia as coisas em cima da hora, sob estresse. Atualmente, eu posso usar o scrum para planejar uma viagem, comprar um carro, entre outras coisas, seguindo etapas e fixando prioridades para atingir esses objetivos. Em artigo na internet, já há quem discorde do uso de postits (porque perdem a cola, são pequenos etc.) e prefira cartões para anotar as tarefas. Mas todos concordam que o que importa mesmo é a agilidade para enfrentar a velocidade das mudanças.

Link: O Globo

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