Oito dicas contra reuniões improdutivas

Para funcionários produtivos e dedicados, reuniões podem ser baldes de água fria. Saiba como reunir sua equipe sem desmotivá-la.

Fonte: CIO – 8/10/2007

Não há nada como um aviso de reunião para gerar nos funcionários um nítido sentimento de desânimo. Desde que o tempo da maior parte dos funcionários está mais curto por conta da carga de trabalho bastante pesada, reuniões podem ser vistas como perda de tempo. Infelizmente, isso ocorre porque a maioria realmente é. “A principal razão para as pessoas odiarem reuniões é que elas não andam ou não resultam em nada”, diz Glen Parker, consultor de construção de equipes e autor de Reuniões Excelentes: 33 Ferramentas para Obter Resultados em Reuniões.

Funcionários interessados em alcançar metas são ainda mais afetados por reuniões, de acordo com Steve G. Regelberg, professor de ciência e psicologia organizacional da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte. Em 2005, ele liderou uma pesquisa com 908 funcionários sobre reuniões, publicada no Journal of Applied Psychology. Para os funcionários preocupados em cumprir tarefas e atingir metas, reuniões são interrupções irritantes no trabalho e na produtividade; o nível de insatisfação no trabalho aumenta quanto maior o número de reuniões. O estudo apontou ainda que funcionários menos esforçados têm uma orientação mais flexível no trabalho e, na verdade, gostam de reuniões, presumivelmente vistas como uma bem-vinda interrupção, uma chance para ser social.

No livro A Ciência e Ficção das Reuniões, Rogelberg (junto com Cliff Scott, professor da Universidade da Carolina do Norte, Charlotte, e John Kello, professor do Davidson College) explica que reuniões ineficientes são especialmente danosas para as empresas. Três diferentes estudos sustentam a idéia de que o nível de produtividade das reuniões é o mais poderoso fator para a satisfação no emprego; quanto mais tempo gasto em reuniões sem sentido, maior a insatisfação e mais os funcionários tendem a deixar a companhia.

Infelizmente, reuniões improdutivas são a norma. Freqüentemente os funcionários saem das salas pensando, “este não foi um bom uso do meu tempo, nós falamos muito, mas não havia um propósito claro ou resultado,” diz Parker, que promove treinamentos para reuniões em várias empresas. Ele explica que mesmo quando há um propósito claro, é muito fácil que o tópico da reunião seja mudado ou ignorado por alguém que pretende parecer esperto ou puxar sua própria pauta de demandas.

As pesquisas sustentam essa avaliação. Um levantamento da Microsoft com 30 mil pessoas ao redor do mundo descobriu que a maior parte dos empregados sente-se produtiva em apenas três dias da semana. O que mais contribuiu isso? Reuniões improdutivas (objetivos pouco claros e falta de comunicação da equipe também estavam entre os três primeiros colocados, uma prova de que usar reuniões como ferramenta de comunicação é um erro.) De acordo com a pesquisa, as pessoas passam 5,6 horas em reuniões por semana, apesar de 65% responderem que elas não são produtivas. Nos Estados Unidos, em particular, o número de empregados que acham reuniões perda de tempo sobe para 71%.

Então como saber se você está desagradando com suas reuniões? Você deveria considerar contratar um especialista para educar líderes a tornarem as reuniões mais produtivas.

1. Marque somente reuniões necessárias
Pense com simplicidade: Quando os funcionários estão em uma reunião, não estão produzindo. O salário pago a cada um para estar em uma reunião e a quantidade de trabalho perdida coletivamente, ao mesmo tempo, deveriam ser considerados quando questionada a importância da reunião. Seu propósito deve ser a tomada de decisão, a solução de um problema, a resposta a uma querela ou a seleção de um fornecedorr, diz Parker. Além disso, cada uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas devem ser chamadas. “Existem assuntos legítimos, mas eles só dizem respeito a X pessoas; o resto ficará aborrecido, sentindo que há coisas mais importantes a serem feitas.”

Eva Budz, chefe da equipe de pesquisa em oncologia da Novartis, recebeu o treinamento de Parker e diz que uma boa regra para determinar a necessidade da reunião é “quando começamos a ver correspondência freqüente sobre um mesmo assunto entupir as caixas de mensagem.” Nesse ponto, “nós marcamos uma reunião para chegar ao coração do problema.”

2. Elimine reunião de atualização ou reduza sua freqüência
Muitas reuniões simplesmente atualizam a situação das áreas, entregam relatórios, anunciam novos sistemas e assim por diante, diz ele. “Fazer uma pequena atualização, em geral, não é uma boa razão para chamar uma reunião.” Essas informações poderiam, na maioria dos casos, ter sido passadas de outra forma; eletronicamente, por exemplo. Para aqueles que consideram as reuniões o momento de entrosamento da equipe, Parker diz, “se você quiser entrosamento na equipe, faça isso, mas coloque o nome correto.” Se falta entrosamento há uma forma melhor de promovê-lo. Algumas empresas, porém, podem achar difícil deixar de realizar reuniões de todos juntos.

Esse é o caso da Novartis. Budz mantém reuniões de atualização mensais nas quais os participantes de suprimentos, suporte e a divisão de marketing reportam o andamento da respectiva parte do processo. Para ela, a atualização mensal durante as reuniões é crucial e informativa, já que cada grupo pode ouvir e discutir o que os outros estão fazendo.

Caso você precise desse tipo de ferramenta, tenha em mente a quantidade de reuniões corporativas que os funcionários participam e tente balancear essa quantidade. No limite, considere torná-las opcionais. Por exemplo, como alguns participantes, como a gerencia de dados, têm funções em diversas áreas, cerca de 30% dos funcionários importantes não aparecem nas reuniões de atualização, mas são informados sobre elas minutos depois.

3. Crie uma agenda
Criar uma proposta clara e uma estrutura para condução dos temas é crucial, diz Parker. Você precisa saber identificar a chave para o ponto central da reunião, ou aquela coisa que precisa acontecer para poder dizer, “Sim, essa reunião foi um sucesso.” Inclua o objetivo na pauta para que todos estejam cientes da proposta da reunião. Dias antes da data estabelecida, solicite itens para a pauta de reunião aos outros participantes e inclua-os. Certifique-se de enviar a pauta para todos os participantes com antecedência.

4. Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar
“Acredito na preparação”, diz Parker. Se você vai conduzir a reunião, precisa sentar e pensar o que pode acontecer. “Como darei prosseguimento à reunião se tal coisa acontecer? E se uma pessoa chave não aparecer? Ou se a tecnologia não funcionar? Um participante ficar entediado ou começar a tumultuar?”

5. Reveja a pauta e os objetivos no começo da reunião
O segredo para manter uma reunião no rumo pretendido é resumir os assuntos a serem cobertos e aquilo que você almeja da reunião. Por exemplo, “Estamos aqui hoje para rever nossas opções de venda e até o final do encontro precisamos estreitar nossas opções em apenas três tipos.” Budz nota que ao adotar a lista de pautas (incluindo as pautas de todos) e verbalizando os objetivos logo no início gerou-se um impacto enorme da produtividade das reuniões.

6. Encoraje os participantes com ouvido atento
Sem uma atmosfera de respeito, você não pode esperar uma participação ativa; muitas pessoas simplesmente não falarão em um ambiente onde não se sintam à vontade. A forma como você responde a uma contribuição pode reforçar – ou negar – suas palavras. Mostre que você está aberto a diferentes pontos de vista pedindo por esclarecimentos. E desencoraje comportamentos inapropriados dos outros. Por exemplo, corte os que interrompem: “Entendo que você discorde, mas vamos deixar Maria concluir seu pensamento antes de discutirmos.” Encoraje outros, com perguntas pertinentes, tais como, “Mark acha que não temos dados suficientes para tomar uma decisão. O que o resto de vocês pensa sobre isso?” Chame as pessoas reconhecendo seus conhecimentos, “Erica, eu sei que você tem experiência nesse tipo de projeto, o que acha disso?”

7. Revise ao final
Quando o tempo tiver terminado, conclua a reunião. Resuma as opiniões, decisões e os próximos passos a serem tomados. Parker diz que esse tipo de atitude pode parecer perda de tempo, mas enfatiza que é, na verdade, justamente o oposto: “Você não quer que as pessoas saiam da sala com percepções diferentes do que foi decidido, e os cinco minutos finais são cruciais nesse sentido.” Budz concorda, “São tantas discussões durante uma reunião que algo pode sair pela tangente. Relembrar foi um aprendizado importante.”

8. O relatório deve ser entregue em um tempo razoável
Você deve enviar um rascunho da ata reunião e avaliar os interessados. A versão final deve ser encaminhada assim que os interessados forem localizados e incluídos. Para ambos, estabeleça prazos de acordo com a complexidade do que foi discutido e decidido na reunião. Dito isso, quanto antes acontecer, melhor.

Tornar reuniões mais proveitosas deveria ser prioridade para as organizações. Por conta de seu poderoso efeito na satisfação dos funcionários, sem mencionar os custos, as formas de tornar as reuniões mais eficientes merecem a sua atenção.

Link: CIO